L'avantage du travail en réseau ne consiste pas seulement à échanger des messages ou des fichiers. Le travail en réseau permet de travailler en équipe, mais aussi de travailler à plusieurs, dynamiquement, sur le même projet.

De plus en plus d'applications sont conçues pour le travail dynamique en réseau. La plupart des applications ont généralement été conçues pour être exécutées sur des ordinateurs en mode autonome. De plus en plus, les éditeurs développent des versions multi-utilisateurs pour un environnement réseau de leurs applications.

Les applications réseaux changent les méthodes de travail :

• Le partage :
  • Des applications permettent de réduire les coûts d'investissement en achetant une seule licence pour tout un site, plutôt que d'acheter plusieurs exemplaires d'une même application. En plus, l'administrateur est certain que tous les utilisateurs emploient la même version de l'application, la formation des utilisateurs n'en sera que plus facile à assimiler...
  • Des documents
  • De l'emploi du temps
• La sécurité :
  • La conservation des différentes versions des documents d'un projet
  • L'uniformité des applications utilisées par tous les utilisateurs
• Le temps :
  • Les communications peuvent s'effectuer en discontinu (à contrario du téléphone qui requière que les deux correspondants soient disponibles à un même moment). Entre l'envoi d'un mail par l'expéditeur et la lecture du mail par le destinataire, il peut se passer du temps puisque les communications sont enregistrées (comme avec une lettre, mais le postier est très rapide...), ainsi chacun communique quand il le souhaite.

L'expression « applications réseaux » peut désigner plusieurs choses :

• Les « applications » qui sont mises à la disposition des utilisateurs sur un serveur d'application.
• Les gestionnaires de données personnels (PIM pour Personal Information Manager)
• Les « applications réseaux » (Applications GROUPWARE) qui ont été conçues pour fonctionner en réseau et en mode multi utilisateurs.
• Les « systèmes d'application réseaux » (systèmes GROUPWARE) qui permettent le travail en groupe sur un réseau.

Les applications réseaux sont généralement spécialisées dans un champ d'activité :

• La communication :
  • La messagerie électronique ou le courrier électronique pour échanger des messages et des documents :
    • La messagerie Intranet (interne) permet aux utilisateurs de communiquer à l'intérieur du réseau intranet.
    • La messagerie Internet (externe) permet aux utilisateurs de communiquer à l'extérieur du réseau Intranet, avec des utilisateurs d'autres réseaux équipés éventuellement d'autres systèmes de messagerie.
• La gestion de l'emploi du temps :
  • Les agendas de groupe pour organiser des réunions compatibles avec l'emploi du temps de tous les intervenants
  • La gestion des contacts
• Le travail en groupe :
  • Les logiciels de productivité de groupe (les applications de groupware) pour travailler à plusieurs simultanément, dynamiquement et éventuellement dans un environnement hétérogène...

La messagerie électronique permet d'échanger des messages et des documents annexés au message en « pièces jointes ». Les correspondants d'une messagerie électronique doivent tous avoir une adresse électronique, une adresse de messagerie qui les identifie sur le réseau. Les applications de messagerie électronique stimulent la croissance des réseaux.

La messagerie électronique est souvent la première pierre des applications de groupware. La messagerie électronique permet de transporter des données d'un ordinateur vers un autre. En utilisant un « serveur de liste », il est possible d'effectuer des envois groupés aux personnes qui se sont abonnées à la liste (subscribe en anglais).

Les agendas permettent de planifier une réunion et de gérer les plannings :

• Les plannings individuels
• Les plannings de groupes

Les agendas de groupe permettent d'organiser et d'harmoniser les emplois du temps de plusieurs utilisateurs :

• L'avertissement automatique d'un prochain rendez-vous.
• L'organisation de réunions :
• La vérification sur les agendas personnels de la disponibilité de toutes les personnes conviées à une réunion (pour une certaine plage horaire).
• L'incorporation de la réunion (dans une plage horaire qui convient à tous) dans tous les agendas individuels des personnes concernées.

L'unité de temps des plannings peut varier :

• Journalier
• Hebdomadaire
• Mensuel
• Semestriel
• Annuel

Il existe différents produits d'agenda de groupe, mais ils ne sont pas standardisés (par l'IETF) et ne sont pas compatibles entre eux :

• ICAL (Internet Calendaring Standard) pour organiser des réunions via Internet
• ICAP (Internet Calendar Access Protocol)
• SSTP (Simple Scheduling Transport Protocol)

Les logiciels de gestion des contacts permettent de constituer une base de données commune et accessible par différents utilisateurs. La base de données peut rassembler et structurer les informations (concernant les clients, les fournisseurs, les employés,...) et effectuer des recherches en fonction de différents critères (le nom, l'adresse, les rendez-vous, les appels téléphoniques, les lettres, le chiffre d'affaire, le salaire,...).

Les logiciels de gestion des contacts ne sont pas encore normalisés par l'IETF :

• ACT ! de Symantec
• Commence de Commence Corporation
• Gold Mine

Le terme GROUPWARE peut désigner les logiciels de travail en groupe proprement dit, que les moyens informatiques mis à la disposition des groupes de travail. Le principe du GROUPWARE est de fournir certaines fonctionnalités pour les équipes, les documents et les projets du groupe de travail :

• La communication :
  • Echanger des messages
  • Arranger des conférences de groupe
  • Echanger des documents
• La coordination :
  • La centralisation en temps réel des documents de travail du groupe
  • L'accès simultané à un même document pour les tous les membres d'un groupe de travail
  • La réunion de plusieurs documents « liés » provenant de différents intervenants (un graphiste, un rédacteur, un comptable, ...) en un seul (un document composé).
• L'organisation :
  • La gestion de projet
  • Le suivi des procédures et des tâches
  • La gestion des relations clients
  • La constitution des membres d'un groupe de travail peut appartenir à des entreprises différentes
  • Les employés
  • Les clients
  • Les fournisseurs
  • Les partenaires

Voici des exemples d'applications de GROUPWARE (logiciels de productivité de groupe) :

• Les BBS (Bulletin Board Systems) sont des systèmes de tableau d'affichage sur lequel plusieurs utilisateurs peuvent simultanément dessiner...
• Les conférences interactives (la visioconférence)
• L'agenda de groupe MICROSOFT SCHEDULE+
• La messagerie électronique de MICROSOFT EXCHANGE
• Les applications multimédia de groupware
• La famille d'application de lotus notes
• Le service de messagerie INTELLIGENT BANYAN
• TEAMLINK de DIGITAL EQUIPMENT
• NOVELL GROUPWISE

Il faut quand même faire la part des choses et essayer de distinguer les applications de GROUPWARE (qui peuvent être utilisées dans le cadre d'un groupe de travail en réseau, mais qui ont une fonction bien précise, comme l'échange de messages par exemple), et les systèmes de GROUPWARE (qui sont des applications spécifiques, et dont le seul but est d'organiser et de coordonner les activités des groupes de travail en réseau).

Les meilleurs systèmes de GROUPWARE sont capables de fonctionner dans un environnement hétérogène...

LOTUS NOTES est un système de GROUPWARE complet et cohérent.

LOTUS NOTES se décline en trois versions différentes :

• LOTUS NOTES
• LOTUS NOTES DESKTOP
• LOTUS NOTES EXPRESS

LOTUS NOTES apporte des fonctionnalités spécifiques au travail en groupe :

• L'administration
• La connexion
• Les services d'annuaire
• La gestion des documents
• La réplication
• La sécurité

LOTUS NOTES est compatible avec pratiquement tous les environnements...

L'administrateur réseau se doit d'être prévoyant, pour le prouver, il devrait tenir un journal de bord contenant toues les informations relatives aux applications partagées sur son réseau !

Les informations du journal de bord :

• Les besoins en ressources de l'application :
• La quantité d'espace libre sur le disque dur pour accueillir l'application.
• La capacité du serveur à répondre aux sollicitations des utilisateurs pour la nouvelles application.
• Les périphériques associés à la nouvelle application (un traitement de texte va de pair avec une imprimante...)
• L'identification de l'application :
• Le nom
• La date d'installation
• La procédure d'installation
• Le numéro de version de l'application ou de la mise à jour
• La configuration de l'application :
• Les fichiers batch (éventuellement) pour configurer l'application
• Les choix de configuration de l'application
• L'administration des utilisateurs et des groupes :
• Les droits, les permissions, les niveaux d'accès,...
• La formation
• La sauvegarde
• La sauvegarde des documents générés par la nouvelle application
• La copie de sauvegarde de l'application sur un CDROM