Le courrier électronique, la messagerie électronique, le mail, sont différentes dénominations pour désigner l'outil de communication le plus connu et le coutumier des réseaux. Le courrier électronique permet de rester dans le monde du numérique, il n'y a plus de « hard copy », les documents transitent d'ordinateurs à ordinateurs sans passer par l'étape de l'impression papier, c'est l'ère du « zéro papier ».

La messagerie électronique permet d'échanger des messages et des documents annexés au message en « pièces jointes ». Les correspondants d'une messagerie électronique doivent tous avoir une adresse électronique, une adresse de messagerie qui les identifie sur le réseau.

Le courrier électronique peut être restreint à une zone ou élargie au monde entier :

• La messagerie interne (en Intranet). Installée à l'intérieur d'une entreprise et exclusivement réservée aux employés de l'entreprise, le service de messagerie est géré par le service informatique de l'entreprise.
• La messagerie externe (avec Internet). Permettant la communication avec l'extérieur de l'entreprise (avec d'autres entreprises, ou des particuliers), le service de messagerie (souvent constitué d'une passerelle qui convertit les protocoles) est géré par un fournisseur extérieur.

Selon les envergures des zones, les populations et les fournisseurs de la messagerie électronique, les protocoles de communication, les formats ne sont pas forcément les même, et il faudra installer des passerelles de messagerie pour convertir les messages d'une messagerie à l'autre, d'une plate-forme de communication à une autre...

MICROSOFT EXCHANGE est une application de courrier électronique groupware pour les réseaux Intranet. Son successeur OUTLOOK est un produit « intégré » qui gère dans une seule interface plusieurs fonctionnalités, dont la réception des mails (les boites aux lettres), l'expédition des mails (serveur de messagerie), l'agenda de groupe, et la gestion des contacts. OUTLOOK 98 est compatible avec le protocole IMAP 4.

Les fonctionnalités de la messagerie électronique ou du courrier électronique sont nombreuses et s'apparentent aux différents services que propose la Poste :

• La boîte aux lettres pour chaque utilisateur
• La notification personnalisée interpelle en temps réel le destinataire qu'un courrier vient de lui parvenir
• L'accusé de réception informe l'expéditeur que son message est bien arrivé
• La réponse à un courrier peut inclure le message d'origine
• Les pièces jointes annexées au message peuvent être de tous les formats possibles (textes, photos, sons, vidéos, graphiques, feuilles de calcul, tables d'une base de données,...)
• L'envoi en copie du même message à un autre destinataire (avec le champ CC pour Carbon Copy)
• L'expédition groupé d'un même message à plusieurs destinataires
• L'annuaire (Directory en anglais) répertorie tous les abonnées aux service de messagerie
• La récupération des message effacés par erreurs
• L'absence de bureau (OOF pour Out of Office en anglais) permet d'indiquer au correspondants que le destinataire de leur courrier n'est pas là et qu'il reviendra bientôt...

L'administrateur du réseau peut désigner un « administrateur de messagerie ».
Le tâches de l'administrateur de messagerie sont nombreuses et répétitives :

• La gestion des utilisateurs
• Les boîtes aux lettres
• Les comptes des utilisateurs et des groupes
• Les droits et des permissions des utilisateurs
• L'annuaire
• La formation des utilisateurs à cette nouvelle technologie
• La gestion des messages
• Le stockage des messages sur le serveur de messagerie
• La définition du bureau de poste
• La gestion du réseau :
• Le contrôle des utilisateurs distants
• Les autres services de messagerie
• La mise en place de passerelles pour convertir les courriers des messageries externes à l'entreprise

La norme ISO localise la gestion du courrier électronique au niveau de la couche APPLICATION, la couche 7. Ainsi, des réseaux utilisant des systèmes d'exploitation différents peuvent s'échanger des messages...

Il existe différentes normes pour le courrier électronique correspondant à des systèmes de messagerie différents :

• X.400 élaboré par le CITT (Comité Consultatif International de télégraphie et de téléphonie) pour gérer les messages indépendamment des matériels et des logiciels.
• L'agent utilisateur (User Agent)
• Le système de transfert de messages (Message Transfert System)
• L'agent de transfert des messages (Message Transfert Agent)
• X.500 échafaudé par le CITT, pour gérer les services d'annuaire des réseaux distribués, et permettre de retrouver facilement l'adresse d'un utilisateur appartenant à un autre réseau.
• Une structure hiérarchique d'annuaires
• Des agents pour retrouver l'information
• SMTP (Simple Mail Transfert Protocole) a été conçu pour l'échange de messages entre deux ordinateurs distants. C'est le protocole de messagerie utilisé sur les systèmes UNIX et sur Internet, il fait partie de la pile de protocole TCP/IP.
• MHS (Message Handling Service) a été popularisé par la société NOVELL et ressemble à X.400. Les serveur MHS servent de passerelles et convertissent les messages provenant de systèmes de messagerie différents.

Les systèmes de messageries utilisant des normes différentes (par exemple entre différents opérateurs téléphoniques ou entre différents fournisseur d'accès à Internet) doivent passer par des passerelles pour échanger des courriers avec les autres systèmes. Les passerelles sont souvent situées sur des ordinateurs dédiés. Les passerelles convertissent les protocoles des différentes messageries.

Certaines messageries incorporent les services d'une passerelle :

• MICROSOFT EXCHANGE
• MICROSOFT MAIL
• CC:MAIL

L'email est dès l'origine une fonction de base des systèmes UNIX. Il s'agissait d'un automate de copie de fichier d'un disque dur vers un disque dur d'un ordinateur distant. Il existait différentes versions de cet automate. Afin d'harmoniser les outils, Eric Altman écrivit un programme appelé « sendmail ».

Au départ, les e-mails étaient simplement du texte. L'IETF considéra qu'il fallait rendre plus attractive l'apparence des e-mails, et créa la norme MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). La norme MIME permet également d'associer à un message un fichier, et cela quelque soit son format.

Il existe des applications de messagerie « propriétaire » développées par des sociétés informatiques :

• CC :MAIL de Lotus
• Microsoft Mail de Microsoft
• MHS (Mail Handling System) de Novell

Les différents produits de ces différentes sociétés sont généralement plus faciles à mettre en oeuvre que « sendmail », mais sont généralement incompatibles entre eux. Fort heureusement, cette situation provoqua le besoin de communiquer et échanger des e-mails entre ces différents systèmes de messagerie ; ces sociétés informatiques développèrent alors de nouveaux produits pour répondre à la demande, les passerelles de messagerie.

Ces systèmes de messagerie « propriétaires » sont dits « serveur centrique », c'est à dire qu'ils fonctionnent dans un réseau local. Pour s'ouvrir à Internet et échanger des messages à travers le monde entier, ils ont besoin non seulement une connexion à Internet, mais surtout, d'une autre passerelle, celle qui convertie les e-mail au format SMTP, standard de la pile de protocole TCP/IP d'Internet. Ces différentes conversion consomme des ressources et prennent du temps, c'est pourquoi, il est préférable dès le départ d'utiliser un standard ouvert.

Les standards ouverts pour la messagerie électronique d'Internet ont été définies par l'IETF :

• SMTP pour la partie serveur, c'est la partie qui stocke les e-mails entrants des utilisateurs et qui le transmet au serveur du destinataire. Le protocole SMTP (Simple Mail Transfert Protocol) route le courrier entre les différents serveurs de messagerie de l'Internet. SMTP est plus simple que UUCP (Unix to Unix copy Program) qui nécessitait que l'utilisateur connaisse et saisisse le chemin complet entre l'expéditeur et le destinataire (y compris tous les noeuds intermédiaires). SMTP requière de la part de l'utilisateur, seulement un nom d'utilisateur et un nom de domaine, le reste, il s'en charge...
• POP 3 et IMAP 4 pour la partie cliente, c'est la partie qui envoie les e-mails sur le serveur de messagerie de l'expéditeur. Avec POP 3, le client le plus ancien, l'utilisateur doit se connecter au serveur de messagerie pour télécharger ses messages, une fois fait, ceux-ci sont effacés du serveur, tandis que IMAP 4 peut éventuellement en garder une copie. Le protocole IMAP 4 est recommandé pour les réseaux dont les utilisateurs se déplacent.