Dans un réseau, un serveur de télécopie peut être installé afin de faciliter la gestion des télécopies de tous les utilisateurs de réseau :

• La centralisation des télécopies sur un serveur de télécopie :
• La gestion des télécopies
• Le filtrage des télécopies publicitaires
• La surveillance des télécopies entrantes et sortantes
• L'association du numéro de télécopie d'un utilisateur à son adresse électronique sur l'intranet permet de dispatcher automatiquement (router) les télécopies entrantes
• La gestion des utilisateurs ayant le droit de télécopier
• Le gain de temps pour les utilisateurs :
• Les utilisateurs n'ont plus besoin de se déplacer vers le fax
• Les utilisateurs n'ont plus la contrainte d'attendre à coté du fax

Les télécopies entrantes sont adressées à un numéro de télécopie, la télécopie mentionne généralement le nom du destinataire, mais il peut arriver qu'il n'y figure pas. Par ailleurs, les télécopies provenant de l'extérieur (leurs expéditeurs) ne peuvent pas savoir si le site de destination est organisé autour d'un intranet, les télécopies entrantes ne sont donc pas associées à une adresse électronique. Il faut router les télécopies entrantes vers leur destinataire final, quand elles arrivent sur le serveur de télécopie.

Le routage des télécopies entrantes peut s'effectuer de différentes manières :

• Le routage manuel, une personne se consacre régulièrement à transférer les télécopies vers leur destinataire, mais ce n'est pas une solution très opérationnelle, ni très confidentiel...
• L'utilisation d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR pour Optical Character Recognition) permet de convertir le texte de la page de garde. Il faut ensuite automatiser les tâches de recherche et de lecture du champ « destinataire » de la télécopie afin d'identifier le nom du destinataire, et enfin associer le nom du destinataire avec son adresse électronique sur le réseau.
• L'utilisation d'un logiciel de reconnaissance intelligente de caractères (ICR pour Intelligent Character Recognition) permet de convertir le texte de la page de garde et recherche le nom du destinataire.
• Le sous-adressage T.30 est un protocole de télécopie qui a été modifié afin d'intégrer un champ supplémentaire (un numéro complémentaire) pour le routage interne de la télécopie.
• La technologie NEST (Novell Embedded Systems Technologie) est semblable au sous-adressage T.30
• Le routage par code barre sur la télécopie
• Le routage TSI (Transmission Station Identification) qui utilise le numéro de télécopieur de l'expéditeur pour router la télécopie vers son destinataire.
• Le routage RFL (Received Fax Line) qui utilise plusieurs modem et plusieurs numéro de téléphone. Les télécopies adressées à un certain numéro sont routées vers un groupe d'utilisateurs.
• La technique SDA (Sélection Directe à l'arrivée) qui utilise une ligne téléphonique spéciale (Trunk) associée à plusieurs numéro de téléphone. Toutes les télécopies entrantes sont envoyées à un seul numéro de téléphone, mais quand une télécopie arrive, l'opérateur téléphonique émet un signal particulier afin de spécifier le routage de la télécopie entrante.

Le logiciel FACSys 4.0 conçu par la société OPTUS SOFTWARE fournie une passerelle télécopie pour WINDOWS NT :

• Les applications des utilisateurs (comme un traitement de texte, un tableur, une base de données, une messagerie électronique, etc...) peuvent servir de « frontal » au serveur de télécopie, c'est à dire que les utilisateurs peuvent émettre des télécopies depuis leurs applications. Le frontal envoie la requête de télécopie au serveur de télécopie qui la transmet au réseau téléphonique.
• Le logiciel FACSys 4.0 procure une interface WINDOWS ou MS-DOS aux ordinateurs clients.
• Le logiciel FACSys 4.0 reconnaît différents langage de description de page :
• Le langage HP PCL (Hewlett Packard Printer Control Language)
• Le langage PCL5
• Le langage POSTSCRIPT
• Le logiciel FACSys 4.0 route automatiquement les télécopies entrantes.
• Le logiciel FACSys 4.0 est compatible avec plusieurs type de cartes fax modem :
• GAMMAFAX
• INTEL SATISFAXTION
• HAYES
• JTFAX
• Le logiciel FACSys 4.0 fournit un utilitaire de diagnostique et des fonctionnalités d'administration très utiles...